資料提出前チェックリスト：PowerPoint を送る前に確認する 12 項目

何度も手を入れた資料でよくある問題は、同じ指標がサマリー、本文、付録で違う値になっていることです。たとえば市場規模が 5 ページでは 1,280 億円なのに、付録の表には古い 1,250 億円が残っている、といったケースです。

手作業での確認方法：資料全体で最も重要な指標を 5〜10 個書き出し、Ctrl + F（Mac は ⌘ + F）で 1 つずつ検索します。同じ数でも「1,280」「1280」「約 1,300 億円」のように書き方が違うことがあるので注意します。

本文の数字は直したのにグラフは古いまま、というのは見落としがちな数字の問題です。OfficeLint は編集可能なグラフのデータもページ間チェックの対象にします。画像として貼り付けたグラフは数字を読めないため「検証できません」と表示します。

手作業での確認方法：グラフを右クリックして「データの編集」を選び、本文で引用している数字と照らし合わせます。画像として貼ったグラフは、元のデータと照合するしかありません。

TBD、XX%、「要追記」、「クリックしてテキストを入力」。こうした文字は内容が未完成であることを示すため、送る前に確認しましょう。

手作業での確認方法：検索で TBD、XX、要追記、TODO を順に探します。空のタイトルや本文のプレースホルダーは標準表示で案内文が表示されるので、1 ページずつ確認します。

社内のやりとりで残ったコメントには、顧客への評価や確定していない判断が含まれていることがあります。

手作業での確認方法：「校閲」タブでコメントウィンドウを開き、1 件ずつ処理します。送る前に「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」→「ドキュメント検査」で、すべてのコメントをまとめて削除できます。

ノートには、話す内容や社内向けのメモ、ときには担当者の電話番号まで書かれています。相手はファイルを開けばすぐに見られます。OfficeLint の社外共有前のマスキングは、ノートの電話番号やメールアドレスもチェックします。

手作業での確認方法：「表示」→「ノート」で 1 ページずつ確認します。残す必要がなければ、「ドキュメント検査」でプレゼンテーション ノートを削除します。

非表示にした古いスライドや、スライドの外に動かした下書きのテキストボックスは、スライドショーでは見えなくても、ファイルを開けば見えてしまいます。

手作業での確認方法：「スライド一覧」表示で、番号に斜線が入った非表示スライドを探します。「ドキュメント検査」で、非表示の内容やスライド外の内容を見つけられます。

複数人で作った資料では、本文に「メイリオ」や「Arial」が混ざっているのがよくある例で、ページをめくるとすぐにわかります。

手作業での確認方法：「ホーム」→「置換」→「フォントの置換」で、ファイルで使われているフォントを確認し、まとめて置き換えられます。ただし見出しと本文の区別はしません。

日本語で「、。」と「，．」が混在したり、英文に全角記号が混ざったりするケースです。複数の言語が混在する資料でとくに起こりがちです。

手作業での確認方法：資料で使う句読点の表記を決め、「、」「。」「，」「．」を検索して混在していないか確認します。

結合した資料はページ番号が抜けやすくなります。一部のページがページ番号のないレイアウトを使っていたり、別のファイルからコピーしたときに番号が消えたりするためです。

手作業での確認方法：「挿入」→「ヘッダーとフッター」で「スライド番号」にチェックを入れて「すべてに適用」を選び、各レイアウトに番号の位置があるかを確認します。

フォントを変えたり文言を直したりすると、テキストはボックスやスライドの端からはみ出しやすくなります。そのため、ほかの修正が終わったあとにもう一度確認します。

手作業での確認方法：標準表示で各ページのテキストボックスの下端と右端を確認します。フォントや文字サイズを変えたページを重点的に見ます。

事例資料にする前、社外に送る前、AI ツールに渡す前には、書式の決まった個人情報を隠します。顧客名、金額、住所は判断が必要なため、引き続き手作業で対応します。

手作業での確認方法：「@」で検索してメールアドレスを、「090」「080」「070」で検索して携帯電話番号を探します。表やノートも確認します。

「最終_v3_確定版_修正2.pptx」のようなファイル名は、どれが最終版か相手が判断しにくくなります。プロパティには作成者、会社名、前の案件の名前が残っていることもあります。

手作業での確認方法：ファイル名を、内容や版が相手に伝わる名前に変えます。「ファイル」→「情報」→「プロパティ」で作成者と会社を確認するか、「ドキュメント検査」でプロパティと個人情報を削除します。